Hàm Vlookup là một hàm trong Excel. Tôi giả định rằng bạn đã có kiến thức nền về Excel và có thể sử dụng những hàm cơ bản như SUM, AVERAGE, và TODAY. Một trong những chức năng thông dụng nhất của Vlookup là một hàm dữ liệu, nghĩa là nó sẽ hoạt động dựa trên những bảng cơ sở dữ liệu hoặc đơn giản hơn là danh sách các hạng mục. Danh sách có rất nhiều loại. Bạn có thể lập bảng về nhân sự trong công ty, các loại mặt hàng sản phẩm, danh sách khách hàng, hoặc bất kỳ cái gì cũng được. Và dưới đây là danh sách những sản phẩm của công ty A đang bán trên thị trường:
Trước tiên chúng ta cần tìm câu trả lời chính xác cho câu hỏi "chúng ta sử dụng hàm Vlookup để làm gì?".
Hàm Vlookup được sử dụng để hỗ trợ tra cứu thông tin trong một trường dữ liệu hoặc danh sách dựa vào những mã định danh có sẵn.
Ví dụ, chèn hàm Vlookup kèm theo mã sản phẩm vào một bảng tính khác, nó sẽ hiển thị thông tin của sản phẩm tương ứng với mã đó. Những thông tin đó có thể là mô tả, giá thành, số lượng tồn kho, tùy theo nội dung công thức mà bạn viết.
Lượng thông tin cần tìm càng nhỏ thì khi viết hàm Vlookup sẽ càng khó khăn hơn. Thông thường bạn sẽ sử dụng hàm này vào một bảng tính tái sử dụng như mẫu. Mỗi lần nhập mã sản phẩm thích hợp, hệ thống sẽ truy xuất tất cả những thông tin cần thiết về sản phẩm tương ứng.
Hãy lấy hóa đơn mẫu của công ty A làm ví dụ.
Đầu tiên, bật Excel và tạo ra một bảng hóa đơn trống:
Đơn giản hơn, chúng ta sẽ đặt dữ liệu sản phẩm sang trang khác trong cùng workbook:
Vì vậy, chúng tôi đã tạo ra bảng dữ liệu sản phẩm như sau:
Ba tham số đầu tiên được bôi đen là những tham số bắt buộc (phép tính sẽ bị lỗi khi thiếu những tham số đó). Tham số cuối cùng không được bôi đen là tham số không bắt buộc.
Click vào biểu tượng lựa chọn ở góc bên phải của tham số đầu tiên:
Giá trị của "A11" đã được chèn vào tham số đầu tiên.
Tiếp tục, nhập giá trị cho tham số thứ hai Table_array. Tham số này sẽ tìm nơi chứa cơ sở dữ liệu. Click vào biểu tượng lựa chọn ở góc bên phải của tham số thứ hai:
Tiếp sau đó, chúng ta chọn tham số thứ ba Col_index_num. Tham số này chỉ rõ những phần thông tin cần lọc từ mã sản phẩm ở ô A11 trong bảng dữ liệu. Ví dụ như, chúng ta muốn có miểu tả của sản phẩm cần tìm nó nằm ở cột thứ hai thì sẽ nhập giá trị "2" vào hộp Col_index_num.
Cuối cùng là nhập giá trị cho tham số Range_lookup. Tham số này yêu cầu giá trị đúng sai, hoặc có thể bỏ trống. Khi sử dụng hàm Vlookup cho các cơ sở dữ liệu (gần như sẽ đúng 90%), cách để quyết định lựa chọn tham số sẽ phải dựa theo quy tắc sau:
Nếu cột đầu tiền của dữa liệu (cột có chứa dấu hiệu nhận biết) là loại chữ hoặc số theo thứ, thì chúng ta có thể chọn giá trị đúng True cho tham số này.
Còn nếu ở cột đầu tiên không phân loại được, hoặc sắp xếp ngẫu nhiên, chúng ta phải để giá trị là sai False.
Nếu quyết định mua hai trong những sản phẩm, chúng ta sẽ điền 2 vào D11 (Số lượng). Sau đó nhập phép tính đơn giản như sau =D11*E11 để có được kết quả của mục tổng.
Mục tổng sẽ kết quả:
Cho tới thời điểm này, bài báo đã bao quát được khá nhiều kiến thức về hàm Vlookup. Còn một điều đáng chú ý nữa là hàm Vlookup còn có thể sử dụng cho nhiều trường hợp khác.
Để hoàn thành mẫu hóa đơn, chúng ta cần phải sửa nó thành mẫu hóa đơn trắng.
1. Chúng ta xóa nội dung trong ô A11(Mã sản phẩm) và D11(số lượng). Việc này sẽ khiến công thức hàm Vlookup của chúng ta hiển thị thông báo lỗi. Nhưng đừng lo!
Chúng ta có thể sử dụng hàm IF và hàm ISBLANK của Excel để khắc phục. Chúng ta sửa hàm Vlookup từ: VLOOKUP(A11,'Product Database'!A2:D7,2,FALSE) thành IF(ISBLANK(A11),"",VLOOKUP(A11,'Product Database'!A2:D7,2,FALSE)).
2. Chúng ta sao chép công thức trong B11,
E11, F11 xuống các ô tương ứng phía dưới. Lưu ý rằng nếu chúng ta làm
như vậy, công thức sẽ bị lỗi khi tham chiếu với bảng cơ sở dữ liệu. Có
một cách hay hơn đó là tạo một bảng tên sản phẩm (đặt tên là "Products"
và sử dụng bảng đến đó thay vì các dòng tham chiếu. Công thức sẽ thay
đổi: =IF(ISBLANK(A11),"",VLOOKUP(A11,'Product Database'!A2:D7,2,FALSE)) sang =IF(ISBLANK(A11),"",VLOOKUP(A11,Products,2,FALSE)).
3. Và sau cùng là copy công thức xuống các dòng tương ứng, chúng ta
nên khóa các dòng có chứa những công thức Vlookup, và bật chế độ bảo vệ
các bảng tính để tránh trường hợp các đồng nghiệp trong quá trình điền
thông tin vào hóa đơn vô tình viết đè vào những hàm Vlookup mà chúng ta
vừa "hì hục" thiết lập. Hơn nữa, lưu File này như một file mẫu để nhân
viên trong công ty có thể tái sử dụng nó. Đơn giản hơn, chúng ta có thể
tạo cơ sở dữ liệu của khách hàng sang một bảng tính khác. Sau đó sử dụng
mã khách hàng ở ô F5 để hệ thống tự động truy xuất thông tin về khách
hàng tương ứng vào các ô B6, B7, B8